- Table of contents
- Hướng dẫn sử dụng Redmine — VSI ICT
Hướng dẫn sử dụng Redmine — VSI ICT¶
Trang này dành cho người mới. Đọc từ trên xuống là dùng được Redmine để quản lý công việc hằng ngày. Hệ thống: https://redmine.vietsure.com.vn
1. Redmine dùng để làm gì¶
Redmine là nơi Khối CNTT (ICT) quản lý mọi công việc: nhiệm vụ dự án, lỗi, thay đổi hệ thống, sự cố, yêu cầu dịch vụ, rủi ro và giao phẩm nhà cung cấp. Mỗi đầu việc là một issue (phiếu). Mọi trao đổi, tiến độ, lịch sử đều nằm trong issue — không dùng chat rời rạc.
2. Đăng nhập & giao diện¶
- Mở https://redmine.vietsure.com.vn, đăng nhập bằng tài khoản công ty.
- Thanh menu trên cùng:
- My page: trang cá nhân — việc được giao cho bạn.
- Projects: danh sách dự án.
- Issues: tất cả phiếu bạn có quyền xem + các bộ lọc (saved query) ở cột phải.
- Gantt: sơ đồ tiến độ theo mốc.
3. Cấu trúc dự án¶
Mọi dự án IT nằm dưới VSI IT Master Plan, chia 5 nhóm:
- IT Core — Core Insurance, Master Data, Product Factory (gồm KPMG Core Selection).
- IT Application — CRM, Portal, Non-Core, Website.
- IT INFRA & SECURITY — Hạ tầng, mạng, bảo mật, SOC.
- IT Operations & Service — Help desk, sự cố, yêu cầu dịch vụ.
- PMO & Governance — Rủi ro, quản lý nhà cung cấp, chuyển giao.
Tìm project của bạn: Projects → mở nhóm tương ứng.
4. Các loại issue (Tracker) — dùng cái nào?¶
| Tracker | Dùng khi |
|---|---|
| Task | Công việc kế hoạch/dự án thông thường |
| Bug | Lỗi phần mềm hoặc cấu hình |
| Change Request | Thay đổi hệ thống cần kiểm soát/phê duyệt |
| Incident | Sự cố vận hành hoặc an ninh (cần khắc phục gấp) |
| Service Request | Yêu cầu dịch vụ IT của người dùng (cấp quyền, thiết bị...) |
| Risk | Rủi ro cần theo dõi & giảm thiểu |
| Vendor Deliverable | Giao phẩm/mốc của nhà cung cấp |
Chọn sai loại thì đổi lại được (Edit → Tracker).
5. Trạng thái & luồng công việc¶
Luồng chuẩn cho mọi loại:
New → In Progress → (Feedback nếu chờ phản hồi / On Hold nếu tạm dừng) → Resolved → Closed
- New: mới tạo, chưa làm.
- In Progress: đang làm.
- Feedback: chờ thông tin/ý kiến từ người khác.
- On Hold: tạm dừng vì lý do bên ngoài.
- Resolved: đã xong phần việc, chờ nghiệm thu.
- Closed: đã nghiệm thu, đóng hẳn.
- Rejected: không thực hiện (với Risk = chấp nhận rủi ro).
Quy tắc quan trọng: thành viên (Developer) làm việc tới Resolved; chỉ Manager/Lead mới được Closed hoặc Rejected (bước nghiệm thu).
6. Ưu tiên & SLA¶
Với Incident, chọn Severity — hệ thống gắn mức ưu tiên và mốc SLA tương ứng:
| Severity | Ưu tiên | Phản hồi | Khắc phục |
|---|---|---|---|
| S1 – Critical | Immediate | 15 phút | 4 giờ |
| S2 – High | Urgent | 1 giờ | 1 ngày làm việc |
| S3 – Medium | High | 4 giờ | 3 ngày làm việc |
| S4 – Low | Normal | 1 ngày làm việc | 5 ngày làm việc |
Điền SLA Due (hạn khắc phục) để hệ thống theo dõi.
7. Hướng dẫn từng bước¶
7.1 Tạo một issue mới¶
- Mở project của bạn → bấm New issue (góc trên phải).
- Chọn Tracker đúng loại (mục 4).
- Subject: mô tả ngắn, bắt đầu bằng động từ (vd "Cấu hình VPN cho chi nhánh A").
- Description: bối cảnh, mục tiêu, tiêu chí hoàn thành. Nếu tạo từ báo cáo/biên bản, ghi Nguồn: ....
- Assignee: người chịu trách nhiệm làm.
- Priority (hoặc Severity nếu là Incident).
- Due date / Target version: nếu việc thuộc một mốc.
- Custom field theo loại (mục 7.4).
- Bấm Create.
7.2 Cập nhật tiến độ¶
- Mở issue → bấm Edit (hoặc Update).
- Đổi % Done, đổi Status khi chuyển bước.
- Viết vào Notes phần cập nhật (đây là comment, có lưu lịch sử).
- Submit.
7.3 Đóng việc¶
- Làm xong → chuyển Resolved (chờ Lead nghiệm thu).
- Lead kiểm tra đạt → chuyển Closed. Quy ước: Resolved = chờ verify, Closed = đã hoàn tất.
7.4 Điền custom field theo loại¶
- Incident: Severity, Environment (VP Edge/Colo/Azure/M365), SLA Due; khi Resolved điền nguyên nhân + Business impact.
- Risk: Likelihood, Impact → suy ra Risk score; Mitigation owner (người giảm thiểu).
- Vendor Deliverable: Vendor, Contract ref, Acceptance status (Draft→Submitted→Under review→Accepted), KT status.
- Service Request: Requester, Dept, SLA Due.
8. Xem việc của mình¶
- My page: tổng quan việc được giao (thêm block tùy ý ở góc phải "Personalize this page").
- Vào Issues → cột phải Custom queries, bấm một bộ lọc dùng chung:
| Bộ lọc | Cho ai / để làm gì |
|---|---|
| Của tôi tuần này | Việc của bạn đến hạn trong tuần |
| Việc quá hạn | Mọi việc đang mở đã quá hạn (theo project) |
| Chờ VSI phản hồi | Việc đang ở trạng thái Feedback |
| Incident đang mở | Sự cố đang xử lý, nhóm theo Severity |
| SLA sắp/đã vi phạm | Incident/Service Request sắp hoặc đã trễ SLA |
| Rủi ro cao | Risk mức High/Extreme |
| Giao phẩm chờ nghiệm thu | Vendor Deliverable đã nộp, chờ duyệt |
| Roadmap quý này | Việc nhóm theo mốc (Version) |
| Dashboard lãnh đạo | Toàn cảnh việc mở theo project |
9. Mốc & Roadmap¶
- Mốc lớn = Version (Target version của issue). Gán issue vào version để nó xuất hiện trên Gantt và Roadmap của project.
- Xem Gantt (menu trên) để thấy tiến độ theo thời gian.
10. Wiki — nơi tra tài liệu¶
Mỗi project có tab Wiki chứa Runbook/SOP, quyết định kiến trúc (ADR), chuyển giao (KT). Xem trước khi hỏi. Ví dụ: Incident_Runbook và SLA_Policy ở project IT Operations & Service.
11. Quy ước¶
- Subject rõ ràng, bắt đầu bằng động từ.
- Tạo issue từ báo cáo/biên bản: luôn ghi Nguồn: ... trong mô tả.
- Mỗi lần cập nhật quan trọng: viết vào Notes để lưu vết.
- Không tự ý đóng việc của người khác; đúng vai trò.
12. Tình huống thường gặp¶
- Tôi vừa được giao việc → mở My page hoặc "Của tôi tuần này", đọc issue, chuyển In Progress khi bắt đầu.
- Có sự cố hệ thống → tạo Incident trong project liên quan, đặt Severity, xử lý theo Incident_Runbook.
- Người dùng xin cấp quyền/thiết bị → tạo Service Request trong IT Operations & Service.
- Phát hiện rủi ro → tạo Risk trong PMO & Governance, điền Likelihood/Impact.
- Nhà cung cấp nộp giao phẩm → cập nhật Vendor Deliverable, đổi Acceptance status.
13. Cần hỗ trợ¶
Hỏi Lead nhóm của bạn hoặc PMO. Vướng về tài khoản/quyền: liên hệ quản trị hệ thống (CIO).
Updated by Duc Nguyen Minh 16 days ago · 1 revisions