VSI IT

{{>toc}}

# Hướng dẫn sử dụng Redmine — VSI ICT

Trang này dành cho **người mới**. Đọc từ trên xuống là dùng được Redmine để quản lý công việc hằng ngày. Hệ thống: https://redmine.vietsure.com.vn

---

## 1. Redmine dùng để làm gì

Redmine là nơi Khối CNTT (ICT) quản lý **mọi công việc**: nhiệm vụ dự án, lỗi, thay đổi hệ thống, sự cố, yêu cầu dịch vụ, rủi ro và giao phẩm nhà cung cấp. Mỗi đầu việc là một **issue** (phiếu). Mọi trao đổi, tiến độ, lịch sử đều nằm trong issue — không dùng chat rời rạc.

## 2. Đăng nhập & giao diện

1. Mở https://redmine.vietsure.com.vn, đăng nhập bằng tài khoản công ty.

2. Thanh menu trên cùng:

   - **My page**: trang cá nhân — việc được giao cho bạn.

   - **Projects**: danh sách dự án.

   - **Issues**: tất cả phiếu bạn có quyền xem + các bộ lọc (saved query) ở cột phải.

   - **Gantt**: sơ đồ tiến độ theo mốc.

## 3. Cấu trúc dự án

Mọi dự án IT nằm dưới **VSI IT Master Plan**, chia 5 nhóm:

- **IT Core** — Core Insurance, Master Data, Product Factory (gồm KPMG Core Selection).

- **IT Application** — CRM, Portal, Non-Core, Website.

- **IT INFRA & SECURITY** — Hạ tầng, mạng, bảo mật, SOC.

- **IT Operations & Service** — Help desk, sự cố, yêu cầu dịch vụ.

- **PMO & Governance** — Rủi ro, quản lý nhà cung cấp, chuyển giao.

Tìm project của bạn: **Projects** → mở nhóm tương ứng.

## 4. Các loại issue (Tracker) — dùng cái nào?

| Tracker | Dùng khi |

|---|---|

| **Task** | Công việc kế hoạch/dự án thông thường |

| **Bug** | Lỗi phần mềm hoặc cấu hình |

| **Change Request** | Thay đổi hệ thống cần kiểm soát/phê duyệt |

| **Incident** | Sự cố vận hành hoặc an ninh (cần khắc phục gấp) |

| **Service Request** | Yêu cầu dịch vụ IT của người dùng (cấp quyền, thiết bị...) |

| **Risk** | Rủi ro cần theo dõi & giảm thiểu |

| **Vendor Deliverable** | Giao phẩm/mốc của nhà cung cấp |

Chọn sai loại thì đổi lại được (Edit → Tracker).

## 5. Trạng thái & luồng công việc

Luồng chuẩn cho mọi loại:

> **New** → **In Progress** → (**Feedback** nếu chờ phản hồi / **On Hold** nếu tạm dừng) → **Resolved** → **Closed**

- **New**: mới tạo, chưa làm.

- **In Progress**: đang làm.

- **Feedback**: chờ thông tin/ý kiến từ người khác.

- **On Hold**: tạm dừng vì lý do bên ngoài.

- **Resolved**: đã xong phần việc, **chờ nghiệm thu**.

- **Closed**: đã nghiệm thu, đóng hẳn.

- **Rejected**: không thực hiện (với Risk = chấp nhận rủi ro).

**Quy tắc quan trọng:** thành viên (Developer) làm việc tới **Resolved**; chỉ **Manager/Lead** mới được **Closed** hoặc **Rejected** (bước nghiệm thu).

## 6. Ưu tiên & SLA

Với **Incident**, chọn **Severity** — hệ thống gắn mức ưu tiên và mốc SLA tương ứng:

| Severity | Ưu tiên | Phản hồi | Khắc phục |

|---|---|---|---|

| S1 – Critical | Immediate | 15 phút | 4 giờ |

| S2 – High | Urgent | 1 giờ | 1 ngày làm việc |

| S3 – Medium | High | 4 giờ | 3 ngày làm việc |

| S4 – Low | Normal | 1 ngày làm việc | 5 ngày làm việc |

Điền **SLA Due** (hạn khắc phục) để hệ thống theo dõi.

## 7. Hướng dẫn từng bước

### 7.1 Tạo một issue mới

1. Mở **project của bạn** → bấm **New issue** (góc trên phải).

2. Chọn **Tracker** đúng loại (mục 4).

3. **Subject**: mô tả ngắn, bắt đầu bằng động từ (vd "Cấu hình VPN cho chi nhánh A").

4. **Description**: bối cảnh, mục tiêu, tiêu chí hoàn thành. Nếu tạo từ báo cáo/biên bản, ghi *Nguồn: ...*.

5. **Assignee**: người chịu trách nhiệm làm.

6. **Priority** (hoặc **Severity** nếu là Incident).

7. **Due date** / **Target version**: nếu việc thuộc một mốc.

8. **Custom field theo loại** (mục 7.4).

9. Bấm **Create**.

### 7.2 Cập nhật tiến độ

1. Mở issue → bấm **Edit** (hoặc **Update**).

2. Đổi **% Done**, đổi **Status** khi chuyển bước.

3. Viết vào **Notes** phần cập nhật (đây là comment, có lưu lịch sử).

4. **Submit**.

### 7.3 Đóng việc

- Làm xong → chuyển **Resolved** (chờ Lead nghiệm thu).

- Lead kiểm tra đạt → chuyển **Closed**. Quy ước: **Resolved = chờ verify, Closed = đã hoàn tất**.

### 7.4 Điền custom field theo loại

- **Incident**: Severity, Environment (VP Edge/Colo/Azure/M365), SLA Due; khi Resolved điền nguyên nhân + Business impact.

- **Risk**: Likelihood, Impact → suy ra Risk score; Mitigation owner (người giảm thiểu).

- **Vendor Deliverable**: Vendor, Contract ref, Acceptance status (Draft→Submitted→Under review→Accepted), KT status.

- **Service Request**: Requester, Dept, SLA Due.

## 8. Xem việc của mình

- **My page**: tổng quan việc được giao (thêm block tùy ý ở góc phải "Personalize this page").

- Vào **Issues** → cột phải **Custom queries**, bấm một bộ lọc dùng chung:

| Bộ lọc | Cho ai / để làm gì |

|---|---|

| **Của tôi tuần này** | Việc của bạn đến hạn trong tuần |

| **Việc quá hạn** | Mọi việc đang mở đã quá hạn (theo project) |

| **Chờ VSI phản hồi** | Việc đang ở trạng thái Feedback |

| **Incident đang mở** | Sự cố đang xử lý, nhóm theo Severity |

| **SLA sắp/đã vi phạm** | Incident/Service Request sắp hoặc đã trễ SLA |

| **Rủi ro cao** | Risk mức High/Extreme |

| **Giao phẩm chờ nghiệm thu** | Vendor Deliverable đã nộp, chờ duyệt |

| **Roadmap quý này** | Việc nhóm theo mốc (Version) |

| **Dashboard lãnh đạo** | Toàn cảnh việc mở theo project |

## 9. Mốc & Roadmap

- Mốc lớn = **Version** (Target version của issue). Gán issue vào version để nó xuất hiện trên **Gantt** và **Roadmap** của project.

- Xem **Gantt** (menu trên) để thấy tiến độ theo thời gian.

## 10. Wiki — nơi tra tài liệu

Mỗi project có tab **Wiki** chứa Runbook/SOP, quyết định kiến trúc (ADR), chuyển giao (KT). Xem trước khi hỏi. Ví dụ: [[Incident_Runbook]] và [[SLA_Policy]] ở project IT Operations & Service.

## 11. Quy ước

- Subject rõ ràng, bắt đầu bằng động từ.

- Tạo issue từ báo cáo/biên bản: luôn ghi *Nguồn: ...* trong mô tả.

- Mỗi lần cập nhật quan trọng: viết vào **Notes** để lưu vết.

- Không tự ý đóng việc của người khác; đúng vai trò.

## 12. Tình huống thường gặp

- **Tôi vừa được giao việc** → mở My page hoặc "Của tôi tuần này", đọc issue, chuyển In Progress khi bắt đầu.

- **Có sự cố hệ thống** → tạo **Incident** trong project liên quan, đặt Severity, xử lý theo [[Incident_Runbook]].

- **Người dùng xin cấp quyền/thiết bị** → tạo **Service Request** trong IT Operations & Service.

- **Phát hiện rủi ro** → tạo **Risk** trong PMO & Governance, điền Likelihood/Impact.

- **Nhà cung cấp nộp giao phẩm** → cập nhật **Vendor Deliverable**, đổi Acceptance status.

## 13. Cần hỗ trợ

Hỏi Lead nhóm của bạn hoặc PMO. Vướng về tài khoản/quyền: liên hệ quản trị hệ thống (CIO).